Surat Menyurat
Arti dan Fungsi Surat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan
untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada
pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan
surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi.
Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada
balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan
kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu
membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk
dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar
kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa
dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Syarat-Syarat Surat Yang Baik
Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari
identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi
surat itu sendiri
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan
tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak terlalu bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus
disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat
tidak terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada
iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat
harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bahasa Surat
Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa
perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau
hal-hal yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat
sebagai karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai
penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat,
alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat
disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis
terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan
penjelasannya atau alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan
kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru
kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.
Bagian-Bagian Surat
Bagian-bagian surat itu terdiri
dari:
a)
Kepala
surat
b)
Tanggal
surat
c)
Nomor
surat
d)
Lampiran
surat
e)
Hal
atau perihal surat
f)
Alamat
dalam
g)
Salam
pembuka
h)
Isi
surat
i)
Salam
penutup
j)
Nama
jabatan
k)
Nama
terang dan NIP
l)
Tembusan
m)
Inisial
Jeni-Jenis Surat
1.
Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima
jenis yaitu :
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan,
surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan
keluarga dan sebagainya.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah
surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada
instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah
surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk
para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi
–instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan
yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
e. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk
kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini
penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari
surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman
kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat
dinas:
Menggunakan kop surat dan instansi
atau lembaga yang bersangkutan
Menggunakan nomor surat, lampiran,
dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan
penutup yang baku
Menggunakan bahasa baku atau ragam
resmi
Menggunakan cap atau stempel
instansi atau kantor pembuat surat
Format surat tertentu
2. Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam
tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang
menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel
atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal
sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan
memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum
postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau
beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam
sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca
oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang
dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat
kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa
surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan
secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya).
Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit
organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi
bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara
menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu
hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa
tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung
rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan
atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3. Berdasarkan
Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang
berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara,
sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan
masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain,
karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan
atau instansi tersebut.
c. Surat konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh
diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan,
karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik
orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
4. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis,
yaitu:
a. Surat Sangat Segera atau Surat
Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang
harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini
harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang
pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari
pihak penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu
mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
5. Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat Biasa
Surat yang menurut
penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau
sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak
perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian
surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak
dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat
yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya,
ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat Khusus
Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya
sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan
penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh
seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan
diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan
penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama
dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan
ongkosnya atau prangkonya mahal.
Contoh Surat
Surat Pribadi:
Garut, 1 Juni 2014
Putri
Jln. Cendana No. 12
Jakarta Pusat 10110
Assalamu’alaikum wr. wb.
Apakabar Putri? Semoga kamu dalam kondisi sehat-sehat saja disana.
Surat ini saya kirimkan untuk menanyakan kabar kamu. Saya sangat
berharap bahwa hari-hari kamu di kota Jakarta baik-baik saja.
Tau nggak Put, sebenarnya aku sudah kangen banget sama kamu. Pengen
tau wajah kamu yang sekarang kaya apa. Ngga terasa ternyata kita udah
lumayan lama ngga pernah bertatap muka. Di Jakarta pasti banyak
perubahan yang terjadi sama kamu. Semoga kamu tetap mengingatku sebagai
seorang sahabat yang selalu merindukanmu.
Aku berencana untuk mengunjungi kamu disana akhir bulan ini. Ngga sabar pengen ketemu sama kamu.
Tunggu aku ya.. kalau ngga ada halangan akhir pekan ini aku pasti kesana setelahnya Ujian kenaikan kelas di sekolah.
Udah dulu ya Put.. Jaga diri baik-baik. Jangan sampai sakit. Sampai ketemu di Jakarta :)
Wa’alaikumsalam wr. Wb.
Sahabatmu,
Dian Hardianti
Sumber:
